Ada hari kita kerja dari pagi sampai petang, tapi bila balik rumah tu masih rasa okay.
Ada pula hari yang nampak biasa saja. Meeting tak banyak. Tak ada masalah besar. Kerja pun bukan berat sangat.
Tapi masuk petang, otak dah rasa tepu.
Nak fikir pun malas. Orang tanya sikit dah rasa terganggu. Nak berfikir benda mudah pun macam berat.
Kenapa?
Sebab otak anda sebenarnya bukan sekadar memproses berapa lama anda bekerja. Otak juga perlu menanggung kos setiap kali anda bertukar daripada satu keadaan mental kepada keadaan mental yang lain.
Pagi buka laptop, fokus buat laporan. Tiba-tiba WhatsApp masuk. Balas WhatsApp. Sambung laporan. Kemudian member datang tanya sesuatu. Bincang. Lepas tu masuk meeting. Keluar meeting, jawab email. Telefon berbunyi. Kemudian cuba sambung balik laporan awal pagi tadi.
Setiap benda mungkin cuma ambil masa beberapa minit. Tak ada satu pun yang nampak terlalu berat.
Tetapi otak anda sebenarnya dah bertukar “mode” berkali-kali.
Otak mudah penat bila terlalu banyak kali terpaksa berhenti, bertukar arah dan bermula semula
Otak tak boleh bertukar fokus secara percuma
Kita selalu bayangkan otak macam tekan remote TV. Tukar channel. Siap.
Sebenarnya tak semudah itu.
Apabila anda berhenti daripada satu tugasan dan berpindah kepada tugasan lain, otak perlu melakukan proses task switching.
Maklumat yang tadi penting perlu diketepikan. Matlamat baru perlu diaktifkan. Perhatian perlu dialihkan. Peraturan dan konteks tugasan baru pula perlu dimuatkan.
Contohnya anda sedang menulis proposal. Otak tengah fikir struktur, data, ayat dan objektif.
Tiba-tiba masuk mesej pelanggan.
Sekarang otak kena keluar daripada mode analytical thinking, masuk pula mode komunikasi sosial. Selesai balas mesej, anda kembali kepada proposal. Masalahnya anda bukan terus sambung pada tahap fokus yang sama.
Anda kena ingat semula:
“Aku tadi sampai mana?”
“Apa point yang aku nak tulis?”
“Data mana yang aku tengah tengok?”
Proses masuk semula inilah yang ada kos kognitif.
Malah, sebahagian perhatian terhadap tugasan sebelumnya boleh kekal walaupun kita sudah berpindah kepada tugasan baru. Fenomena ini sering disebut sebagai attention residue.
Secara mudah, badan anda dah pindah kerja, tetapi sebahagian fikiran masih tertinggal dekat kerja tadi.
Anda mungkin dah buka tugasan baru, tetapi sebahagian otak masih belum benar-benar meninggalkan tugasan lama. Lagi-lagi kalau task sebelum tu ada problem berlaku
Sebab itu hari yang nampak “senang” pun boleh sangat meletihkan
Ini bahagian yang ramai tak sedar. Kita selalu ukur kepenatan berdasarkan kesukaran. Kalau angkat barang berat, patutlah penat.
Kalau kena presentation besar depan CEO, patut baru lah mental drain.
Tetapi bagaimana kalau sepanjang hari cuma jawab email, WhatsApp, meeting 20 minit, semak dokumen, jawab staf, telefon pelanggan dan buat beberapa keputusan kecil?
Setiap satunya senang.
Tetapi kalau berlaku berulang kali, otak tak sempat berada lama dalam satu keadaan kognitif.
Fokus baru nak terbentuk, ada gangguan. Baru nak masuk deep work, telefon berbunyi. Baru nak fikir masalah kompleks, ada orang tanya sesuatu.
Dan ada satu paradoks menarik dekat sini.
Semakin anda competent, kadang-kadang semakin tinggi risiko anda mengalami keadaan ini.
Kenapa?
Sebab orang yang boleh diharap biasanya akan diberikan lebih banyak benda.
“Cuba tanya dia.”
“Bagi dia check.”
“Call dia kejap.”
“Dia boleh settle.”
High performer selalunya bukan sekadar melakukan lebih banyak kerja. Mereka juga menjadi tempat lebih banyak maklumat, keputusan dan masalah singgah.
Akhirnya otak mereka tak pernah betul-betul “landing”.
Sebab itu anda boleh balik kerja dalam keadaan sangat penat walaupun bila fikir semula,
“Apa benda berat sangat aku buat hari ni?”
Tak ada.
Tetapi mungkin otak anda dah bertukar konteks 50 kali.
Jangan hanya urus masa, urus transisi otak anda
Sebab itu kalau nak jaga produktiviti, jangan fikir tentang time management sahaja.
Fikir juga tentang transition management.
Kalau boleh, kumpulkan kerja yang menggunakan mode pemikiran yang sama. Contohnya jangan jawab email setiap kali notification masuk. Tetapkan satu atau dua masa tertentu untuk email dan mesej.
Kalau sedang menulis, menulis dulu. Kalau sedang buat analisis, analisis dulu.
Kalau sedang meeting, kumpulkan beberapa meeting berdekatan kalau keadaan mengizinkan.
Dan paling penting, jangan anggap setiap ruang kosong perlu diisi dengan input baru.
Kadang-kadang selepas satu meeting, berjalan 5 minit tanpa buka telefon boleh menjadi ruang transisi untuk otak keluar daripada satu konteks sebelum masuk konteks berikutnya. Biar otak aware adanya pertukaran mode kerja. Boundary tu jelas.
Macam kelas di sekolah habis satu matapelajaran kita bangun berdiri dan ucapkan terima kasih cikgu. Selesai satu kelas!
Ini juga menjelaskan kenapa rehat sahaja kadang-kadang tak menyelesaikan masalah.
Anda tidur cukup, weekend pun berehat, tetapi Isnin sampai Jumaat struktur kerja masih sama, WhatsApp, email, meeting, notification, telefon, kerja, WhatsApp balik.
Masalah sebenar bukan semata-mata berapa lama anda bekerja tapi bagaimana perhatian anda dipecahkan sepanjang tempoh tersebut.
Sebelum tanya, “Berapa jam aku kerja hari ini?” Tanya dulu, “Berapa kali otak aku terpaksa bertukar mode tugasan hari ini?”
Kadang-kadang penyelesaian kepada mental fatigue bukan tambah lagi kopi, motivasi atau cuti.
Kita perlu bina persekitaran yang membolehkan otak duduk lebih lama dalam satu mode, habiskan satu kitaran pemikiran dan mendapat sedikit ruang sebelum bergerak masuk ke dunia yang seterusnya.
Sebab mungkin hari anda okay saja cuma terlalu banyak transisi yang berlaku di dalamnya tanpa sedar.
